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15 mars 2019

Identification et connaissance client dans la finance : guide pour automatiser les procédures d’entrée en relation avec les nouveaux clients

Dans le secteur financier, les procédures d’entrée en relation avec les nouveaux clients peuvent être complexes pour les entreprises réglementées. La vérification de l’identité et de la situation financière des clients potentiels est à la fois essentielle — et obligatoire — pour respecter la législation en matière de lutte contre la fraude, le blanchiment et le financement du terrorisme (LAB ou Anti-Money Laundering (AML) et les exigences de vigilance à l’égard de la clientèle. Les contrôles pour mieux connaître les clients (dits « procédures de vigilance » ou « contrôles KYC » de l’anglais Know Your Customer) sont primordiaux, pas uniquement pour entrer en relation avec de nouveaux clients, mais aussi par la suite, à intervalles réguliers, pour s’assurer que leur situation n’a pas changé.

Avec la complexification des procédures de vigilance et d’accueil des nouveaux clients, les entreprises les plus concernées — comme les FinTechs et les sociétés de services financiers — consacrent de plus en plus de temps aux vérifications manuelles. Mais comment être efficace et précis dans ces contrôles KYC, sans surcharger des équipes déjà débordées ? Étudions les avantages des solutions automatiques pour gérer les procédures d’accueil des nouveaux clients (Customer Onboarding) par rapport aux solutions manuelles, et voyons comment mettre en place un tel processus dans votre entreprise.

Automatiser facilement l’entrée en relation client

Étape 1 : Choisissez entre contrôle KYC automatique ou manuel pour les procédures liées à l’accueil de vos nouveaux clients.

Étape 2 : Pour les contrôles KYC manuels, effectuez une vérification exhaustive des coordonnées et des informations financières du client, et réalisez un contrôle complet de la solvabilité de l’entreprise.

Étape 3 : Effectuez régulièrement la maintenance de votre base de données client, en revérifiant les coordonnées et informations relatives à la solvabilité de vos clients.

OU

Étape 1 : Choisissez une solution automatique basée sur une API pour réaliser des contrôles KYC exhaustifs en quelques clics. L’API vous donne un accès sécurisé à toutes les données dont vous avez besoin et se charge des tâches fastidieuses pour vous. Le processus en une seule étape est extrêmement simple.

Curieux d’en savoir plus sur l’impact des procédures KYC sur l’entrée en relation avec de nouveaux clients ? Nos experts juridiques et spécialistes de la gouvernance des données ont préparé ce guide pratique pour vous, à découvrir ci-dessous.

Ma société de services financiers doit-elle appliquer des procédures de vigilance pour la mise en place d’une nouvelle relation client ?

Quel que soit le secteur d’activité, toutes les sociétés réglementées basées au Royaume-Uni doivent prouver que les clients avec lesquels elles sont récemment entrées en relation ont fait l’objet de contrôles en vertu des procédures d’identification et de connaissance de leurs clients (KYC).

Dans le cadre des obligations de lutte contre la fraude, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, les contrôles KYC vous permettent de savoir à qui vous avez affaire et que vous avez correctement évalué les risques avant d’entamer une relation commerciale.

Ces vérifications sont un gage de sécurité dans le processus d’onboarding et sont à effectuer pour chaque nouveau client. Elles doivent également être effectuées à intervalles réguliers pendant toute la durée de la relation client.

Scénarios dans lesquels vous devez vous conformer aux obligations KYC :

  • Vous exploitez une entreprise britannique réglementée qui vend ses services à des clients.
  • Vous entrez en relation avec un nouveau client, quelle que soit l’ampleur du travail à réaliser.
  • Vous êtes inquiet en ce qui concerne la viabilité financière ou les transactions financières de votre clientèle actuelle.
  • Vous n’avez récemment effectué aucun contrôle KYC sur votre base de données client.

Pour bien comprendre la procédure KYC, visionnez cette vidéo d’Adrian Black, CEO de NorthRow

Pourquoi est-ce si important que ma société de services financiers effectue en permanence des contrôles KYC ?

Si vous n’effectuez pas de contrôles KYC réguliers et approfondis, votre entreprise s’expose à des sanctions ou pénalités pour non-respect de ses obligations de conformité réglementaire. Cela l’empêche par ailleurs d’être en règle avec les exigences en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

Qu’impliquent les contrôles KYC ? Vous devez tout d’abord vérifier l’identité de chaque nouveau client puis les surveiller pour être en mesure d’identifier rapidement tout changement intervenant dans la structure de l’entreprise, de ses bénéficiaires effectifs et de ses dirigeants.

Dans le cadre des procédures KYC en environnement B2B, la charge de la preuve est plus contraignante et les types de vérifications à réaliser plus complexes.

Détail des contrôles de conformité KYC (pour les entreprises réglementées) :

  1. Vérification de l’adresse
  2. Vérification de l’identité
  3. Détection des personnes politiquement exposées et des sanctions
  4. Identification des bénéficiaires effectifs et des dirigeants
  5. Surveillance des changements de bénéficiaires effectifs et de dirigeants dans une entreprise
  6. Piste d’audit et archivage sécurisé des vérifications et documents (chiffrage des documents en transit et au repos)

Dans un contexte réglementaire de plus en plus sous pression — notamment pour lutter contre le blanchiment d’argent (LAB), mais aussi au titre de la directive européenne sur les instruments financiers (MiFID II), des normes communes de déclaration (Common Reporting Standards, CRS), de la directive européenne sur les services de paiement (PSD2), de la loi américaine sur la conformité fiscale des comptes gérés à l’étranger (FATCA), du règlement général européen sur la protection des données (RGPD) et face aux changements qui interviennent régulièrement dans les politiques — les acteurs de la finance rencontrent des difficultés majeures pour prouver qu’elles sont en règle. Si votre entreprise fait l’objet, ou est susceptible de faire l’objet, de contrôles externes, mettez toutes les chances de votre côté, mais de grâce, ne vous en remettez pas au hasard !

Que se passe-t-il si mon entreprise ne se plie pas aux contrôles de conformité réglementaire ?

Si vous êtes une société réglementée et que vous manquez à vos obligations de vigilance vis-à-vis de vos clients et dans le cadre de la lutte anti-blanchiment, vous vous exposez à de lourdes sanctions : amendes, atteintes à la réputation de votre entreprise, voire dans les cas extrêmes, emprisonnement des dirigeants. En matière de conformité, il est inutile de prendre le moindre risque.

Même si vous devez effectuer régulièrement des contrôles de conformité KYC et LAB, le processus n’a pas à être lent ou ardu. Plutôt que d’effectuer manuellement vos contrôles KYC — ce qui peut être pénible, optez pour des contrôles automatisés qui présentent l’avantage d’être plus efficaces, plus sécurisés et plus fiables.

L’automatisation des contrôles KYC vous décharge d’une grande partie des opérations fastidieuses qui sont indispensables au respect de vos obligations réglementaires — surtout si vous choisissez une solution adossée à une puissante API pour agréger plusieurs ensembles de données. Certaines proposent également un service géré supplémentaire conçu pour les entreprises qui sont soumises à des exigences de vigilance accrue.

Comment effectuer un contrôle KYC sur mes nouveaux clients ?

Votre société de services financiers peut procéder de deux façons KYC : vous pouvez effectuer votre contrôle KYC manuellement ou en mode automatique.

Contrôles KYC manuels

Un contrôle KYC manuel exige que certaines vérifications soient effectuées par vous ou par l’un de vos collaborateurs :

  • Vous devez vous assurer d’être en possession de toutes les coordonnées et informations financières pour chaque client au moment de saisir ces renseignements dans la base de données.
  • Vous devez surveiller régulièrement le comportement des clients et être à l’affût de toute activité suspecte qui laisserait présager un délit financier.

Le coût de ce type de contrôle KYC peut être élevé, à la fois en termes de consommation de ressources humaines et de risque d’erreur humaine (lorsque certains signaux d’alerte ne seraient pas vus). Nous vous déconseillons d’effectuer les contrôles de lutte anti-blanchiment par vous-même : mieux vaut faire appel aux services d’un expert indépendant.

Contrôles KYC automatiques

Un contrôle KYC automatique vous permet de vous assurer que vos clients respectent leurs obligations réglementaires sans avoir à mobiliser d’importantes ressources en interne.

Vous trouvez que l’affectation de ressources internes à la gestion de la conformité et à la communication sur votre respect des obligations réglementaires commence à vous coûter cher ? Sachez que l’automatisation des contrôles KYC constitue le meilleur moyen de progresser.

Accueil des nouveaux clients : quelle est l’utilité d’une solution KYC automatisée ?

La saisie répétée des mêmes données dans plusieurs bases de données distinctes peut être chronophage et, en définitive, ralentir le processus d’accueil de vos nouveaux clients.

Une seule et unique solution de vigilance client pilotée par API regroupe les données de plusieurs fournisseurs pour vous permettre de ne saisir les données qu’une seule fois à des fins de contrôles KYC approfondis. Résultat : en passant moins de temps à saisir des données client, vous pouvez réellement vous consacrer à la fourniture de vos services.

Ce type de solution KYC automatique peut vous aider face à la complexité des processus d’accueil et de surveillance de vos clients. Comment ? Hormis la simplification des vérifications, l’automatisation garantit à votre entreprise une protection constante contre le blanchiment d’argent et l’absence d’implication dans des opérations de délinquance financière.

Les avantages d’une solution KYC automatique avec fonctions de services gérés

Les solutions de contrôles KYC automatisés vous déchargent des vérifications manuelles chronophages obligatoires pour être en conformité avec la réglementation. Elles contribuent par ailleurs aux gains d’efficacité opérationnelle et à l’amélioration de l’expérience client. Pour les besoins de vigilance client renforcée, une solution avec service géré permet d’identifier les risques accrus et de signaler tout justificatif client suspect — qu’il s’agisse d’une pièce d’identité ou d’un document juridique.

Une solution KYC automatique avec fonctions de services gérés présente les avantages suivants :

  • Rationalisation du processus d’intégration — Chaque fois que vous signez un nouveau client, une seule solution adossée à une API suffit pour saisir facilement leurs données, puis les stocker en toute sécurité et conformément aux normes réglementaires.
  • Vigilance client renforcée grâce à un service géré — Lorsque l’ajout d’un nouveau client exige une vigilance renforcée, il est possible de bénéficier d’un service entièrement géré pouvant couvrir les prestations suivantes : vérification approfondie de l’adresse, bilans de santé, visites ou appels de filtrage « en personne », étude des documents par un expert pour s’assurer de l’authenticité de tous les documents.
  • Surveillance continue des bénéficiaires effectifs et des dirigeants d’entreprises — Les solutions KYC automatisées surveillent en permanence les informations concernant vos clients pour déceler d’éventuels changements structurels au niveau de l’entreprise et des bénéficiaires effectifs. Objectif : garantir un meilleur respect des réglementations concernant la lutte contre le blanchiment de capitaux (LAB).
  • Réactualisation permanente du dispositif LAB — Vous avez ainsi l’assurance d’être toujours en conformité avec les dernières exigences réglementaires.
  • Simplicité d’utilisation — L’utilisation d’une solution API unique peut être facilement intégrée à votre procédure d’accueil des nouveaux clients.
  • Rapidité, sécurité et protection — Vous n’avez pas à vous inquiéter de l’impact de votre API sur vos données client si celle-ci a été développée en collaboration avec des fournisseurs de données leaders et des organismes de maintien de l’ordre pour que vos données soient chiffrées et sécurisées.

À propos de l’auteur

Adrian Black dirige Northrow. Avec plus de 30 ans d’expérience dans le secteur informatique, ce PDG novateur a occupé plusieurs postes de direction dans des entreprises britanniques de premier plan. Il a aussi exercé des fonctions de consultant stratégique au sein de multinationales comme Experian, eBay et Autotrader. Animé par sa passion et son expertise de la détection des fraudes, et du partage de données et de renseignements, Adrian a fondé NorthRow (ex Contego) en 2010 pour aider les entreprises à lutter contre la fraude et la délinquance financière.

Note: ce billet de blog a été écrit par un rédacteur externe afin de varier les contenus proposés à nos lecteurs. Les opinions exprimées par l’auteur de cet article sont exclusivement les siennes et ne reflètent pas nécessairement les opinions de GlobalSign.

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